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武乡县人民政府办公室关于印发武乡县档案馆收集档案范围实施细则的通知
2015-05-22 15:31  

各乡镇人民政府、石盘开发区办事处,县直各单位、各企业:

《武乡县档案馆收集档案范围实施细则》已经县政府同意,现印发给你们,请遵照执行。

武乡县人民政府办公室

2015年5月15日

武乡县档案馆收集档案范围实施细则

第一条 为了完好地保存和有效利用党和国家的档案资源,使之更好地为社会各项事业服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《各级各类国家档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局第9号令)和国家档案局发布的《档案馆工作通则》,结合我县档案工作实际情况,特制定本细则。

第二条 本细则适用于县档案馆接收范围的党政机关、人民团体、企事业单位及其他组织(以下统称单位)和个人。

第三条 本细则所称收集,是指按照国家有关规定,定期接收单位和个人形成的各种文字、图表、声像、实物、电子等形态的档案。

第四条 档案收集工作贯彻科学发展、以人为本理念,在档案行政管理部门监督指导下,本着维护党和国家历史真实面貌,全面反映武乡发展历程,便于社会各方面利用原则,按照收集齐全、整理规范、编目准确、移交及时要求依法开展。

第五条 列入县档案馆接收范围的单位应当加强档案资料管理,按照规定时限和要求,依法向县档案馆移交本单位履行职能活动中直接形成的具有永久和长期(30年)保存价值的各种门类、不同载体形态的档案资料。任何单位和个人不得将属于国家所有的档案资料据为己有。

第六条 县档案馆依法接收下列组织机构档案:

1.县委及其所属各部门;县人大;县人民政府及其所属各部门和各直属单位;政协武乡县委;县人民法院、县人民检察院。

同时接收以上机构下属单位和直属临时性机构形成的应移交进馆的档案。

2.县各民主党派机关。

3.县总工会、团县委、妇联、科协、文联、残联、工商联等人民团体。

4.县属文化、教育、卫生、体育、科研等事业单位。

5.县属国有企业。

6.县人民政府直属工作部门的派出性单位,其形成的档案一般情况下作为派出单位全宗组成部分移交进馆。

7.属县和上级主管部门双重领导单位,其形成的档案以反映本县某项事业或建设活动为主。

8.撤销的县直机关、团体和撤销、破产、转制、合并的县属企业、事业单位。

9.各乡镇、开发区形成的档案。

第七条 县档案馆收集新中国成立前各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物的档案。

第八条 县档案馆收集本县下列重大活动、重要事件形成的档案:

1.中共中央、国务院在本县召开的重要会议;

2.党和国家领导人在本县参加的重要会议、视察、考察、调查研究和工作指导等活动;

3.外国元首、政府首脑等高级政界人士和境外各界知名人士、友好团体在本县的考察、访问等重要外事活动;

4.县委、县人大、县政府、县政协召开的重要会议;

5.县委、县人大、县政府、县政协主要负责人出国访问、考察等外事公务活动;

6.全县性重大经济、科技、文化、体育、外事、宗教活动,严重自然灾害和重大责任事故抢救处理,及其它具有重大影响或较大规模的活动。

第九条 经协商同意,县档案馆收集或代存本县社会组织,重要的中外合资、集体、民营企事业单位和典型个体工商专业户,基层群众自治组织,家庭和各阶层、各行业代表人物形成的对国家和社会有利用价值的档案。

第十条 凡反映县属单位主要职能活动和基本历史面貌的各种门类和载体的下列档案,原则上一律移交县档案馆:

(一)文书档案及电子文件档案

(二)各部门在业务活动中形成的反映本专业特点的专门档案

1.基建档案和重点工程、重大科研项目档案;

2.纪检监察、法检两院案件档案;

3.县组织、人事部门任免管理权范围内干部的离退休档案;

4.财政部门的财务报告(预决算报表)档案;

5.各类普查档案(包括工业普查、农业普查、人口普查、地名普查等档案);

6.勘界档案、地名档案;

7.涉及民生的婚姻登记档案、退伍军人档案、社会保险档案、医疗保险档案、伤残抚恤档案、城乡居民最低生活保障档案、住房公积金档案、廉租住房档案、移民档案、林权登记档案、农村土地承包经营档案、出生证档案等专业档案;

8.审计档案;

9.公证档案;

10.环保档案(包括环保规划、设计、监测、查处等活动形成的档案);

11.工商登记档案(包括具有典型意义的已关闭或破产企业的登记档案);

12.反映全县自然地理、风光的档案(包括地形、地貌、地质、山川、水文、气象、测绘、资源调查等档案);

13.全县性各类专项活动形成的档案;

14.本县传统工业产品、土特产品、名优产品的档案;

15.具有地方特色的文化艺术档案、体育竞赛档案、教学档案;

16.各种审批项目的报批档案材料(包括县属计划、规划、建设、科技主管部门审批项目材料以及项目竣工等档案材料)。

(三)声像、荣誉档案

1.党和国家、省、市主要领导人来我县视察、指导工作的题词、照片、底片、录音带、录像带、光盘等;

2.外国元首、政党领袖、政府首脑等来我县参观访问时所形成的题词手迹、照片、录音带、录像带、光盘等;

3.国际组织、国家、省、市在本县召开的各种重要会议,县委、县人大、县政府、县政协召开的重大会议形成的录音带、录像带、照片、光盘等;

4.我县开展重大政治、经济、科技、文化活动以及举行重大庆典、纪念活动、重大抢险救灾活动所形成的照片、录音带、录像带、光盘等;

5.县属单位拍摄录制的,具有历史保存价值的自然风光、新闻照片等录音带、录像带、光盘;

6.县属单位重要活动形成的录音带、录像带、照片、光盘等;

7.电子档案及纸质档案的数字化副本。

(四)实物档案

1.我县被国家、省、市授予的国家级、省级、市级荣誉称号的证书、奖牌、奖杯、奖状、奖旗等;

2.县领导和县属单位和领导在对外交往活动中接受的纪念品;

3.县属单位变更、撤销后,不使用的印章。

第十一条 县档案馆在收集档案时,同时收集反映本县历史与本县经济社会发展有关的历代文献资料,和有助于了解档案内容及其立档单位情况的各种资料,包括各种文件汇集、资料汇编、统计资料、大事记、组织机构沿革、传记、回忆录、报纸、刊物、图片、年鉴、史志、家谱、族谱和反映本县民间习俗、风土人情、宗教信仰、文物古迹等方面的资料。

第十二条 县档案馆在收集档案时,同时收集有助于管理和利用特殊载体档案所必需的电子、音像等专用设备。

第十三条 县档案馆收集与本县有关的、经省、市级以上单位认定的地方名牌、名胜等档案。

第十四条 县档案馆收集与本县有关的下列人物的手迹、手稿、著述、信件、日记、声像、谱谍、地契、实物等档案材料:

1.担任过副处级以上党政领导职务或相应级别的领导人;

2.被授予中将以上军衔或担任过正军职以上领导职务的军人,获中央军委英模荣誉称号的英模人物,其他具有一定社会影响的著名军人;

3.全国劳模、“五一”劳动奖章获得者,具有重要影响和名望的企业家;

4.担任中国科学院院士、中国工程院院士以及在某项科学技术领域有突出成就的专家、学者,国家最高科学技术奖获得者;

5.奥运会奖牌获得者,亚运会及其他重大国际体育比赛项目冠军、亚军及在国内外知名度较高的运动员、教练员;

6.在国内外有重要影响、成就突出的社会活动家、文学家、艺术家、教育家、医学家、著名华侨领袖、宗教界著名人士,著名民间艺(匠)人和其他著名人士。

第十五条 进馆单位要严格按照国家和省、市有关标准整理档案。

(一)文书档案的整理。2001年(含2001年)以前形成的以卷为单位的文书档案,按照《山西省机关档案工作规范》执行;2002年(含2002年)以后形成的以件为单位的文书档案,按照《山西省归档文件整理规则实施办法》进行整理归档,在接收归档文件目录的同时,接收相应电子档案和纸质档案的数字化副本。

(二)电子文件档案按照GB/T18894-2002《电子文件归档管理规范》执行。

(三)各类专业(专门)档案按照国家档案局和有关专业主管部门共同制定的标准执行。

(四)科技档案按照GB/T1182-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行。

(五)照片档案按照GB/T11821-2002《照片档案管理规范》执行。

第十六条 列入县档案馆接收范围的档案,应当按规定时间向县档案馆移交:

1.县直机关、团体形成的文书档案和专门档案,一般自形成之日起满10年移交;照片档案、录音录像档案、实物档案、电子档案等随文书档案一并移交。

2.重大活动档案,在活动结束时移交。

3.政府公开信息(纸质和电子版)按有关规定及时移交。

4.撤并机关、人民团体、企事业单位(包括破产企业)的档案在该单位撤并后六个月内(破产单位在清算结束后),临时性单位在工作结束时,其永久、长期(30年)、短期(10年)档案全部移交县档案馆。

5.凡向县档案馆移交的档案,移交单位必须收集齐全,正确划分保管期限,保证档案质量,并编制档案目录(包括案卷目录和卷内目录),全宗说明一式三份(交档案馆二份,移交单位留存一份)。经县档案馆检查验收,符合要求的方可向县档案馆移交。本馆接收立档单位纸质档案时,均需有计算机目录级软盘,如有电子文件版本,一并移交。

6.确因实际需要,经县档案馆同意,可以提前或延期移交。如由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案,经县档案馆同意,可以提前接收;专业性较强或者需要保密的档案,可以适当延长接收时间。

第十七条 进馆档案应当保持全宗的完整性,一个立档单位形成的各种门类、各种载体形态的档案作为一个整体,不得割裂分散。为保证进馆档案的完整和减少重复,县档案馆在接收有关单位的档案时,必须遵循如下原则:

(一)根据档案的实际价值,确定收集对象并编制被收集单位的名册,建立科学的进馆序列,凡列入县档案馆收集范围的单位,其形成的具有永久或长期保存价值的各种载体形态的档案一律移交进馆;

(二)凡列入县档案馆收集范围的单位相互发送的重要文件,除请示、批复和干部任免文件外,由发文单位归档后进馆,收文单位的上述文件不予进馆;

(三)中共中央、省委、市委的文件,由县委办归档进馆;国务院、省政府、市政府的文件,由县政府办公室归档进馆;全国人大、省人大、市人大的文件,由县人大办公室归档进馆;全国政协、省政协、市政协的文件,由县政协办公室归档进馆。

上级党政领导机关、专业主管部门发给本级的文件,分别由本级相对应的党政领导机关、专业主管部门归档进馆,其它单位保存的上述档案一般不予进馆。

第十八条 县档案馆对在档案资料移交进馆工作中做出突出贡献的单位和个人,依据《中华人民共和国档案法》及实施办法、《山西省档案管理条例》的规定给予表彰或奖励;对不按规定移交,或无正当理由拒不移交的,按有关规定予以处罚。

第十九条 本实施细则自印发之日起施行。

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